Referenzbericht N24

CarveOut eines eigenständigen territorial übergreifenden SAP ERP-Systems – beim Kunden N24 und Integrierung eines Dokumentenma­nagementsystems (DMS) mit anschließender langfristiger Betreuung und Support  

 

Aufgabenstellung  

 

Aus der bei der SAT1/Pro7-Gruppe vorhandenen SAP-ERP-Landschaft sollten alle N24-spezifischen Daten heraus geschnitten und auf ein eigenständiges SAP-System für N24 portiert werden.   Es wurde ein großes Projekt geboren, an dem in Summe 12 Firmen beteiligt waren und vor allem die Projektleitung und die Teilprojektleiter vor große Herausforderungen stellte.   Die AGM P&E GmbH übernahm die Leitung für das eigentliche SAP-Projekt, also Prozessaufnahme, Abstimmung und Koordination mit P7S1, mip (verantwortlich für das CarveOut), OEDIV dem neuen Hostingpartner und der H&E Steuerberatungsgesellschaft mbH als neuen Dienstleistungspartner für die Buchhaltung, sowie der e-dox GmbH für das DMS-System.  

 

Umsetzung 

 

Nach Abschluss der Planungsphase, verbunden mit den üblichen Problemen in solch großen Pro­jekten, begann die Projektrealisierung. Die wesentlichsten Meilensteine waren:

  • Systemkopie des P7S1-Systems
  • Migration der HCM-Daten
  • Herausschneiden der P7S1-Daten
  • Umfangreiche Datentests
  • Mit Test- und Produktivsystem
  • Beginn einer eigenständigen Buchhaltung am 01.09.2011 durch H&E auf diesem System
  • Umzug des Systems zum neuen Rechenzentrumdienstleister OEDIV
 

Notwendige Anpassungen / Schnittstellen  

 

Nach Erreichen der Eigenständigkeit für das N24-System waren umfangreiche Nacharbeiten, Schnittstellen-Programmierleistungen für neue Dienstleistungspartner von N24 und natürlich auch die Anbindung an das DMS-System notwendig. Diese Aufgaben wurden durch die AGM P&E erbracht.  

 

Dokumentenmanagement und Archivierung  

 

Ein typischer Einstieg in das Thema ERP und Dokumentenmanagement ist für viele Kunden die elektronische Rechnungsprüfung in Unternehmen.  

 

Dokumente – ob in Papierform oder digital, fallen im gesamten Unternehmen an unterschiedlichen Stellen an. Sie müssen erfasst, verteilt, verwaltet, archiviert, gespeichert werden und schnell wieder auffindbar sein.  

 

In dem umgesetzten Projekt stand im ersten Schritt die Anforderung, eine standortübergreifende Lösung für die Erfassung von täglich ca. 100 Eingangsrechnungen und deren Verteilung an über 300 Mitarbeiter zur Genehmigung zu realisieren.  

 

Der Workflow sollte auf Grund der kurzen Realisierungszeit und der Kosten nicht im Kunden-SAP- System, sondern im Dokumentenmanagementsystem erfolgen.  

 

Täglich werden die eingehenden Rechnungen im Steuerbüro in Leipzig gescannt und per DMS-Workflow den Mitarbeitern, abhängig von der Freigabehöhe und den Zeichnungsberechtigungen zur Verfügung gestellt.  

 

Nach der Freigabe der Nutzer durch ihre persönlichen elektronischen Stempel, stehen diese sofort dem Steuerbüro zur Weiterverarbeitung in den entsprechenden Buchhaltungssegmenten zur Verfü­gung.  

 

Die nunmehr vollständig bearbeiteten Belege stehen abhängig der festgelegten Berechtigungen allen Nutzern, aber auch Wirtschaftsprüfern oder Finanzämtern zur Verfügung.  

 

Wenn der Dokumentenfluss reibungslos funktioniert, werden platz- und geldintensive Papier-Doku­mente im Unternehmen reduziert oder von Anfang an vermieden.  

 

Durch die grundlegende Zertifizierung von SAP ERP und das DMS DocuWare und eine bei der Umsetzung erfolgte Verfahrensdokumentation sind die rechtlichen Grundlagen für ein papierloses Arbeiten erfüllt. Entfall der Transportwege für die Belege und kürzere Recherchezeiten sichern rechtzeitige Zahlungen ohne Skontoverlust.  

 

Ein Ausbau in andere Bereiche ist für die nächsten Jahre vorgesehen und durch die umfassende Funktionalität von SAP und DocuWare ohne erneute, nennenswerte Lizenzkosten umsetzbar.  

 

Betreuung und Support  

 

Das komplette System wird seit Übergabe an N24 durch und unter Verantwortung des SAP – IT – Dienst­leisters AGM Projekt & Education GmbH betreut.